pühapäev, 17. jaanuar 2021

Kuidas toetada uute (virtuaalsete) tiimiliikmete onboardingut?

13.jaanuaril toimunud virtuaalkohvikus teemal virtuaalne onboarding jagasid oma kogemusi kahe suure ettevõtte esindajad: Keishy Margus Elisa Eestist ja Liina Hindremäe SEB Eestist. 

"Minu jaoks on onboarding uue töötaja teekond ettevõttes ja ettevõttesse, alates päevast, mil tal esimene kontakt selle potentsiaalse tööandjaga tekib. Kuna töökoha vahetamine ei ole kunagi kerge olnud, siis onboardingu eesmärgiks on teha uuele ametikohale sisseelamine võimalikult pehmeks, toetades seda erinevate tegevustega, mis tööandja poolt välja on mõeldud. Töötaja peab end tundma oodatuna." Keishy Margus

Onboardingu programmi väljatöötamine algas Elisas kaardistamisest ehk mis on uue inimeste vajadused ja mida ettevõttes täna juba onboardingu mõistes tehakse (sh erinevad tiimid ja osakonnad). Nende tegevuste põhjal valmis  nimekiri juhile, mille hulgas on mh nt regulaarsed 1 : 1 vestlused ja lisatud soovitus, et neid vestlusi võiks oma uute inimestega juba ette kokku leppida. Lisaks on soovitus edastada uuele töötajale regulaarselt toimuvate koosolekute kutsed, millel uus inimene on oodatud osalema. Onboardingu tegevused on ettevõttes jagatud järgmiste tegevuste ja ajakava järgi ehk

  • Tegevused, mida tuleb teha enne esimest tööpäeva, sh töövahendid tellitud ja tervituspakk organiseeritud, aga lisaks eeltoodule on oluline, et tööle asuva inimesega hoiaks suhtlust nii värbaja kui juht.
  • Tegevused, mida teha esimesel tööpäeval, näiteks tervituspakk, mis oli varasemalt ootamas kontorilaual, siis nüüd sõltuvalt sellest, kus töötaja esimene päev toimub (kodukontor või tööandja ruumid) ootab pakk laual või saadetakse see inimesele koju. Sh siis töövahendid, mis inimesele koju saadetakse.
  • Tegevused, mida teha esimestel töönädalatel. Sellisel ajal pannakse paika eesmärgid, mida töötajale seatakse, sh ootuste selge väljendamine. Ühtlasi saab töötaja ka omapoolseid ootusi väljendada ja iseenda jaoks näiteks tulevikuks pisemaid eesmärke seada.
  • Tegevused, mida teha esimestel töökuudel. Siin teevad sisseelamisvestlusi just ettevõtte värbajad, kes uurivad uuelt töötajalt tagasisidet. See on väärtusliku kaaluga info olnud, kuna annab otsest sisendit parendustegevuste kavandamisel.
  • Tegevused, mida teha katseaja jooksul. Nt 3. töökuu lõpuks saadetakse uutele töötajatele onboardingu küsimustik, mis on jätk sisseelamisküsimustikule. Lisaks mõõdetakse siinkohal NPSi (soovitusindeksit) ja CESi (kui lihtne oli sisseelamine ettevõttesse). Ja lõpuks muidugi katseaja lõpuvestlus ka oma otsese juhiga.

Täiendavate abimaterjalidena on kasutusel:

  • MinuDoc ehk virtuaalarstide platvorm, kus töötajad saavad erinevate erialaarstide poole pöörduda. Vaimne tervis on üha olulisemaks pöördumas ja sellele teemale pööratakse üha enam rõhku. Sh nii uute kui olemasolevate töötajate puhul.
  • „Temperatuuri mõõtmine“, mida viiakse töötajaskonna hulgas läbi kord kuus, kus küsitakse 4 erinevat küsimust: milline on inimese üldine meeleolu, mis on seda meeleolu mõjutanud, kui turvaliselt inimene end tunneb oma töökohal ja kas on saanud ettevõttelt piisavalt infot.
  • Coursy (e-koolituste platvorm, mida Elisa kasutamas on), interaktiivne platvorm, kus lisaks muudele koolitustele on üleval ka onboardingu programm. Näiteks saadab Coursy juhile meeldetuletusi, kui programmist mõni tegevus on jäänud tegemata.
  • Sisseelamisvestlused uute töötajatega (uurimaks, kuidas neil läheb), mida tehakse 1 kuni 1,5 kuud peale inimese tööle asumist. Kuna hetkel töötavad paljud siiski virtuaalselt, siis on leitud, et suhtlemine peaks olema sagedasem ja taolisi vestlusi on virtuaalsete töötajate puhul viidud läbi juba 2 nädalat peale tööle asumist.

Oluline on sisseelamise juures mitte unustada ka huumorit ja nalja ning hoida üleval meeskonna moraali. Näiteks peetakse virtuaalselt sünnipäevi ja saadetakse kulleriga inimesel koju ka kingitus. Tehakse tiimiga koos GPS kunsti jne. Sellised teemad on uue inimese sisseelamisel väga oluline, et inimene tunneks end osana meeskonnast.

Keishy poolt virtuaalkohvikus jagatud slaidid on leitavad siin: https://www2.slideshare.net/HeloTamme/onboarding-elisas-2021

Elisa Eesti on enam kui 1000 töötajaga Eesti üks suurimaid IT- ja telekomiteenuste ning meelelahutuse pakkujaid. Meie missiooniks on luua jätkusuutlik tulevik läbi digitaliseerimise. Hindame kõrgelt innovatsiooni ja töötame pühendunult, et tuua see kõigi inimesteni. Läbi uuenduslike äppide, moodsaimate ärikliendilahenduste ja palju muu.


SEB Eesti uute töötajate sisseelamisprogramm 

SEBs on inimesed kõige keskmes – me väärtustame ambitsioone, toetame annet ja soodustame elukestvat õpet.

"Nii nagu meile pangana on oluline maailmatasemel teenuse pakkumine klientidele, on meie jaoks sama tähtis pakkuda suurepärast sisseelamise kogemust uutele töötajatele. Esimesed nädalad on uue töötaja jaoks kõige tähtsamad, kuna kujundavad esmamulje organisatsioonist ja selles töötavatest inimestest. Kui uus töötaja saab hea kogemuse osaliseks esimestel päevadel, nädalatel ja kuudel, on ta enesekindlam ja produktiivsem oma töös." Liina Hindremäe

Kuna SEB näol on tegemist Baltikumiülese organisatsiooniga, siis on oluline, et kõik inimesed Baltikumis saaksid sarnase sisseelamise kogemuse. Sisseelamisprogramm koosneb järgmistest tegevustest:

  • Automaatne „Tere tulemast!“ kiri esimesel tööpäeval, kuhu on koondatud kõige olulisemad teemad, millele kohe alguses tähelepanu pöörata, sh näiteks soodustused ja hüved, tervisekontroll, intraneti info, tervisekindlustust puudutav materjal, aga ka viide kohustuslikele e-koolitustele, mis inimestel läbida tuleb. Kiri on nii eesti kui inglise keeles.
  • Tervituskiri suunab rohkem infot lugema Uue töötaja intraneti alamlehele, kus inimene saab end rohkem kurssi viia erineva ettevõtet puudutava infoga.
  • Virtuaalne õpiteekond veebiplatvormil SEB Campus, kus on SEB Grupi ajalugu, tööviise ja põhimõtteid tutvustavad videod, lugemismaterjal ja e-koolituste moodulid. Platvorm on nii üles ehitatud, et inimene ei pea kõiki koolitusi korraga läbima, vaid saab seda teha endale sobival ajal sobivast seadmest. Moodulid läbitakse katseaja jooksul.
  • Kord kvartalis toimub ühenädalane loengusari uutele töötajatele, kus iga päev tutvustavad 1,5-2 tunni jooksul valdkondade eestvedajad erinevaid teemasid (nt digimüük, bränd, turvalisus ja pettuste ennetamine). Lisaks tervitab loengunädala alguses uusi töötajaid ka juhatuse esimees.
  • Kingitus uutele töötajatele, milleks on bränditud kirjutusvahend ja märkmik, kaelapael töötõendi jaoks, veepudel või kruus. Üldiselt tulevad inimesed esimesel tööpäeval kontorisse ja saavad kohapealt paki kätte, kui toimub kohtumine juhiga. Kingituse koju saatmine on pigem erand kui reegel.
  • Giid* ja check-list tegevustega, mida peaks tegema juht või giid. Giidina saavad inimesed end ise üles anda, aga juhid võivad inimeste poole ise ka pöörduda ja pakkuda neile võimalust giidiks hakata. Giidi toetavad tema rolli täitmisel erinevad koolitused. Giidi rolli ja check-listi kasutamist on piloteeritud ning on lähiajal plaanis laiendada ülejäänud ettevõttes.
  • Tagasiside küsitlus on plaanis kasutusele võtta käesoleval aastal üle kogu SEB Grupi ja hakata tagasisidet küsima iga 2, 6 ning 9 kuu tagant. See pakuks rohkem võimaluse analüüsiks ja trendide nägemiseks.
  • Lisaks on plaan 2021. aastal fookusesse võtta ka pre-boarding ehk tegevused, mis toetavad uue töötaja sisseelamist enne esimest tööpäeva.

 

*Levinud nimetus SEBs lähiajal kasutusele võetava termini ’giid’ asemel on ingliskeelne termin buddy, alternatiivina pakkusid virtuaalkohvikus osalejad välja sõnastusi mentor, juhendaja, töösõber, töösemu.

 

 Liina poolt virtuaalkohvikus jagatud slaidid on leitavad siin: https://www2.slideshare.net/HeloTamme/virtuaalne-kohvik-seb-virtuaalne-onboarding 

Suured tänud Keishyle ja Liinale põnevate kogemuslugude jagamise eest! 

13.jaanuari virtuaalkohvikus osales kokku 108 inimest ja tagasiside üritusele oli ülimalt positiivne. Ühe suure organisatsiooni personalijuht saatis omalt poolt peale üritust järgmised tänusõnad: „Tänud sulle, Helo, tänase väga hea kohviku eest! Minu tiimist osales veel 2 inimest ja tegime kohe praegu kiire mõtete põrgatuse peale kohviku lõppu ning panime enda jaoks kirja, kuidas saaksime ise meie onboardingu protsessis veel paremaks teha. Sellised kohvikud panevad mõtted jooksma.😊

Kellel soovi osaleda ka edaspidistes virtuaalkohvikutes, siis võib liituda Eesti Personalijuhtide LinkedIni grupiga, kus ürituste infot alati postitatakse või hakata Helo Tammet LinkedInis jälgima.


Kommentaare ei ole:

Postita kommentaar